Règlement de frais

Le règlement-modèle relatif aux remboursements de frais pour les entreprises et les organisations à but non lucratif a été adapté en date du 1er février 2024 et est applicable à partir du 1er mai 2024. Il remplace le règlement-modèle du 13 décembre 2021.

Lors de l’élaboration de leur règlement relatif aux remboursements de frais, les entreprises doivent être particulièrement attentives aux considérations suivantes :

• Le règlement-modèle de la CSI doit servir de base ;
• Les frais de représentation forfaitaires doivent correspondre approximativement aux dépenses effectives ;
• Si les frais de représentation forfaitaires dépassent CHF 6’000 par an, ils ne doivent pas dépasser 5 % du salaire brut (rémunérations variables comprises) ;
• De manière générale, un montant maximum de CHF 24’000 par an est applicable ; le canton de Vaud limite toutefois ce montant à CHF 12’000 par an ;
• Le règlement doit être soumis à l’administration fiscale du siège de l’entreprise pour approbation.

Si votre entreprise dispose d’ores et déjà d’un règlement de frais approuvé par l’administration fiscale, celui-ci demeure applicable.

En l’absence d’un règlement de frais, nous vous recommandons d’en établir un et de le faire valider par l’administration fiscale du siège de l’entreprise.

À cet égard, il convient de noter que l’ACI-VD tend à avoir une approche restrictive lors de la détermination du montant des frais forfaitaires de représentation, le Tribunal fédéral ayant admis, pour les personnes physiques bénéficiant de frais forfaitaires de représentation versés par leur employeur, la déduction forfaitaire des frais d’acquisition du revenu .

Nous nous tenons volontiers à disposition pour la mise en place de vos règlements de frais et leur validation par l’administration fiscale.